Privacybeleid

Laatste update: 2026-07-27

Dit beleid legt uit hoe ovellan omgaat met persoonsgegevens. Het is van toepassing op de zakelijke klanten die het dashboard gebruiken en op de websitebezoekers die chatten met de bot van een klant.

Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Voor bezoekersconversaties is de zakelijke klant de verwerkingsverantwoordelijke en is ovellan de verwerker. We verwerken die gegevens uitsluitend op instructie van de klant. Een Verwerkersovereenkomst is beschikbaar via /dpa.

Gegevens die wij verzamelen

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en factureringsidentificatoren van Stripe.
• Botconfiguratie en kennisbank: de inhoud die een bedrijf uploadt voor zijn bot.
• Bezoekersconversaties: de berichten die een bezoeker verstuurt en de antwoorden van de bot, plus een willekeurige bezoekersidentificator opgeslagen in de browser van de bezoeker.
• Onthouden bezoekersprofiel (wanneer het bedrijf geheugen inschakelt): gegevens die een bezoeker over zichzelf vermeldt in de chat, zoals naam, interesses en voorkeuren, zodat een terugkerende bezoeker wordt herkend en deze niet opnieuw hoeft te verstrekken. Gevoelige gegevens worden niet gevraagd; bezoekers worden verzocht deze niet te delen en kunnen alles wat is onthouden op elk moment laten verwijderen.
• Gespreksanalyses (wanneer het bedrijf deze inschakelt): een geautomatiseerde analyse van de bezoeker om het team van het bedrijf te helpen reageren, bijvoorbeeld toon, stemming, sentiment, urgentie, aankoopfase, tevredenheid, vermeld zorgpunt, doel of budget, en taal. Deze worden alleen aan het bedrijf getoond, nooit aan de bezoeker.
• Leadscore en bezoekersanalytics: een geautomatiseerde leadscore en gedragssignalen zoals bekeken pagina's, apparaat, browser, geschatte locatie en sessieactiviteit, zichtbaar voor het bedrijf.
• Boekingen, herinneringen, wachtlijst en herboeken (wanneer het bedrijf boeking inschakelt): de naam, het e-mailadres en het gekozen tijdstip van de bezoeker, gebruikt om de afspraak te plannen en, als het bedrijf herinneringen inschakelt, vooraf een herinnering per e-mail te sturen met een link voor verzetten of annuleren. Als het bedrijf een wachtlijst beheert en een tijdslot vol is, kan een bezoeker die zich aanmeldt zijn naam, e-mailadres en gewenste dag opgeven zodat het bedrijf hem een tijdsgebonden link per e-mail kan sturen om een plek te claimen zodra die vrijkomt. Als het bedrijf herboeken inschakelt, kan een ingestelde tijd na een afspraak een link per e-mail worden gestuurd om een volgende afspraak te boeken (overgeslagen als al opnieuw geboekt); u kunt zich afmelden door op die e-mail te antwoorden. Als het bedrijf intake inschakelt, kunt u na het boeken worden uitgenodigd enkele vragen te beantwoorden die het bedrijf heeft ingesteld zodat het zich kan voorbereiden op uw bezoek; beantwoord alleen wat u prettig vindt om te delen.
• Lead- en offerteaanvraagformulieren (wanneer het bedrijf deze inschakelt): de velden die het bedrijf configureert, waaronder mogelijk contactgegevens en vrije tekst zoals de gevraagde dienst, de projectomvang of de postcode. Als het bedrijf uitnodigingen voor beoordelingen inschakelt, kan een bezoeker die een positieve beoordeling achterlaat worden uitgenodigd een review te plaatsen via de eigen reviewlink van het bedrijf.
• Technische gegevens: standaard serverlogboeken die nodig zijn om de dienst te draaien en te beveiligen.

Een deel van het bovenstaande (het onthouden profiel, de gespreksanalyses en de leadscore) wordt gegenereerd door geautomatiseerde analyse van het gesprek. Dit wordt door het bedrijf gebruikt om ondersteuning te bieden en te verbeteren, niet om beslissingen te nemen met juridische of vergelijkbaar significante gevolgen. Deel geen gevoelige persoonsgegevens in de chat.

Hoe wij gegevens gebruiken

We gebruiken gegevens om de chatdienst te leveren: het beantwoorden van vragen van bezoekers vanuit de kennisbank van het bedrijf, het herkennen van terugkerende bezoekers, het afleiden van gespreksanalyses en een leadscore voor het team van het bedrijf, het tonen van analytics aan het bedrijf, het plannen van afspraken en sturen van herinneringen en het uitnodigen van bezoekers voor reviews na een positieve beoordeling waar het bedrijf deze functies inschakelt, het verwerken van abonnementen en het versturen van servicemails. Geheugen, analyses en leadscoring worden alleen uitgevoerd wanneer het bedrijf ze inschakelt en zijn alleen zichtbaar voor dat bedrijf (de verwerkingsverantwoordelijke). We verkopen geen persoonsgegevens, we gebruiken bezoekersconversaties niet om onze eigen modellen te trainen en we gebruiken deze gegevens niet voor advertentiedoeleinden.

Het dashboard biedt een optionele AI-assistent, Ovellan Copilot (momenteel in beta). Wanneer een bevoegde gebruiker van het bedrijf hem gebruikt, leest hij de eigen chatbotinstellingen, kennisbank en bezoekersconversaties van dat bedrijf en stuurt hij de relevante fragmenten naar onze AI-subverwerker (Anthropic) om diagnoses te stellen en verbeteringen voor te stellen. Een instelling wordt alleen gewijzigd wanneer de gebruiker de voorgestelde wijziging uitdrukkelijk accepteert. Hij werkt alleen binnen het account van dat ene bedrijf en raakt geen beveiligings-, facturatie-, account- of serverinstellingen aan. We bewaren Copilot-gesprekken en uw feedback (duim omhoog/omlaag en meldingen), en bevoegde Ovellan-medewerkers kunnen deze inzien om de functie te monitoren, gemelde problemen op te lossen en de Copilot te verbeteren. Deze gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen van derden te trainen.

Subverwerkers

We maken gebruik van de volgende derde partijen voor de uitvoering van de dienst:

Waar gegevens worden gehost

Alle applicatie- en databasegegevens worden gehost in de Europese Unie (Duitsland), op Hetzner- en Strato-infrastructuur. Sommige subverwerkers (Anthropic, Stripe, Resend) kunnen beperkte gegevens buiten de EU verwerken onder passende waarborgen.

Cookies en analytics

Op onze eigen website (ovellan.com) gebruiken we standaard alleen essentiële, functionele cookies: die je ingelogd houden (sessie en beveiliging), je taalkeuze onthouden en je cookiekeuze zelf bewaren. Deze zijn nodig om de site te laten werken, dus daar vragen we geen toestemming voor. Voor al het overige kies je zelf.

Analytics met Google Analytics 4 (op basis van toestemming)

We meten hoe onze eigen website wordt gebruikt met Google Analytics 4 om onze pagina's te verbeteren. Deze analytics-cookies worden pas geladen nadat je er toestemming voor geeft. Tot dat moment blokkeert onze toestemmingsbanner Google Analytics volledig: we gebruiken Google Consent Mode v2, dat standaard op "geweigerd" staat, zodat er zonder jouw toestemming geen analytics-tags laden en geen analytics-cookies worden geplaatst. Geef je toestemming, dan verzamelt Google Analytics gebruiksgegevens zoals de bekeken pagina's, de verwijzende pagina, campagneparameters (UTM), globale locatie op basis van je IP-adres, en apparaat- en browsergegevens, om bezoekstatistieken op te bouwen. Deze gegevens worden verwerkt door Google Ireland Ltd. namens ons en kunnen worden doorgegeven aan Google in de Verenigde Staten. Die doorgifte is afgedekt door het EU-US Data Privacy Framework, waarvoor Google gecertificeerd is, en aanvullend door de standaardcontractbepalingen (SCC's) van de EU. ovellan slaat je IP-adres niet op; Google gebruikt het IP-adres kortstondig om een globale locatie te bepalen. We gebruiken deze analytics niet voor advertenties.

Sessie-opnames (op basis van toestemming)

Om fouten op te sporen en de werking van onze eigen website te verbeteren, maken we sessie-opnames van bezoeken met rrweb, een open-source recorder die volledig op onze eigen EU-servers draait; er komt geen externe opnamedienst aan te pas. Een opname legt vast hoe de pagina eruitzag en hoe je erdoorheen bewoog: paginaweergaves, muisbeweging, kliks, scrollen en eventuele scriptfouten, zodat we een bezoek kunnen terugkijken om te zien waar iets misging. Deze opnames starten pas nadat je toestemming geeft voor analytics; daarvoor wordt niets opgenomen, en bots die geen JavaScript uitvoeren worden zo vanzelf niet opgenomen. Alles wat je typt wordt bij het opnemen gemaskeerd, dus formuliervelden, wachtwoorden en berichtinhoud worden nooit vastgelegd. We slaan geen ruw IP-adres op, alleen een gehashte waarde, plus een grove locatie en apparaat- en browsergegevens die uit je verzoek worden afgeleid. Opnames zijn alleen voor ons zichtbaar, worden nooit verkocht en niet gebruikt voor advertenties of het trainen van modellen, en worden automatisch verwijderd (de opname zelf binnen 30 dagen, de samenvatting binnen enkele maanden). Grondslag: je toestemming.

Onze eigen anonieme, cookieloze meting

Los van Google Analytics houden we een eigen, volledig anonieme meting bij. Die telt alleen geaggregeerde statistieken, zoals hoe vaak een pagina is bekeken, de verwijzende website of pagina (ook van welke pagina van onze eigen site een bezoek kwam, zodat we de navigatie kunnen begrijpen) en campagneparameters (UTM), zonder cookies te plaatsen en zonder gegevens op te slaan waarmee je persoonlijk kunt worden geïdentificeerd. Daarnaast tellen we per campagne hoe ver bezoeken komen: hoeveel er na de landingspagina verder lezen (een tweede pagina, ongeveer 30 seconden blijven, of halverwege scrollen), een bericht naar onze chatbot sturen, of de prijs- of aanmeldpagina bereiken. Ook dat zijn uitsluitend dagtellers per campagne: er wordt geen bezoeker-id, cookie of profiel opgeslagen, en losse bezoeken zijn niet aan elkaar of aan jou te koppelen. Om te kunnen zien of er op dit moment iemand op de site is, houden we daarnaast een kortlopende activiteitenteller bij: per minuut (nooit per seconde) hoeveel pagina's er zijn bekeken, welke pagina en welke verwijzende website. Ook daar zit geen bezoeker-id, cookie of IP-adres in, en die regels worden automatisch verwijderd; ze bestaan alleen om een actuele teller te tonen, niet om een bezoekgeschiedenis te bewaren. Sinds 27-07-2026 tellen we per dag ook uit welk land, welke regio en welke plaats bezoeken kwamen. Die grove locatie leidt ons netwerk (Cloudflare) af uit het IP-adres voordat het verzoek ons bereikt; wij slaan het IP-adres zelf niet op en ook geen coördinaten of postcode. Het blijft een dagteller: een regel zegt “42 weergaven uit Noord-Holland vandaag” en nooit wie. Omdat deze meting geen persoonsgegevens verwerkt en geen cookies gebruikt, is die actief ongeacht je cookiekeuze; er is naar de wet geen toestemming voor nodig.

Herkomst van je aanmelding (first-touch)

Als je toestemming geeft voor analytics, onthouden we in een cookie de bron van je eerste bezoek, alleen een grove bron/medium/campagne (zoals "capterra / verwijzing" of "google / organic") plus de verwijzende website en de landingspagina, niet je volledige surfgedrag. Meld je je daarna aan, dan koppelen we die ene bron eenmalig aan je account, zodat we kunnen zien welke kanalen daadwerkelijk klanten opleveren. We leggen dit één keer vast (nooit overschreven), bewaren geen IP-adres of volledige URL, en zodra de bron aan je account hangt wissen we de cookie weer. Geef je geen toestemming, dan gebeurt dit niet. Grondslag: je toestemming voor de vastlegging en ons gerechtvaardigd belang om te weten hoe klanten ons vinden.

Meten van onze eigen advertenties (Google Ads)

Bezoek je onze site via een van onze eigen Google-advertenties, dan voegt Google een klik-identificatie (gclid) aan de URL toe. Die bewaren we eenmalig, first-party, uitsluitend om te meten welke van onze advertenties daadwerkelijk tot een gratis proefperiode of een betaald abonnement leiden. Start je een gratis proef of word je later klant, dan melden we die conversie, bij een betaling met alleen het bedrag, bij een proef zonder bedrag, server-side terug aan Google Ads, gekoppeld aan die klik-ID. We plaatsen hiervoor geen advertentiecookies op je apparaat, tonen je geen gepersonaliseerde advertenties en volgen je niet over andere websites. De klik-ID wordt na uiterlijk 90 dagen verwijderd. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de effectiviteit van onze eigen advertenties te meten.

Partnerverwijzingen (affiliate-programma)

We hebben een affiliate-programma: onafhankelijke partners kunnen ovellan aanbevelen met hun eigen link en krijgen commissie wanneer iemand via die link klant wordt. Kom je binnen via zo'n partnerlink en geef je toestemming voor de categorie "Partnerverwijzingen", dan plaatsen we één first-party cookie (ov_aff) met daarin uitsluitend een willekeurige, betekenisloze code, 60 dagen geldig. Die code zegt alleen welke partner je stuurde, en bevat geen naam, e-mailadres, profiel of surfgeschiedenis. Maak je binnen die periode een account aan, dan koppelen we die ene partner eenmalig en definitief aan je workspace, zodat de commissie klopt. Geef je geen toestemming, dan plaatsen we niets: we tellen dan alleen anoniem hoeveel clicks een partnerlink opleverde, zonder enig kenmerk waarmee jij te herleiden bent. Je kunt in plaats daarvan ook zelf een referral code invullen bij het aanmelden; dat werkt volledig zonder cookies. We gebruiken geen device fingerprinting. De partner ziet nooit jouw naam, e-mailadres, bedrijfsnaam of betaalgegevens, alleen aantallen en bedragen. Grondslag: jouw toestemming voor de cookie, en ons gerechtvaardigd belang om partners correct te belonen en fraude te voorkomen.

Als je zelf affiliate-partner bent

Meld je je aan als partner, dan verwerken we de gegevens die je zelf in het aanmeldformulier invult (naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, land, website, socialprofielen, je publiek en je promotieplan), plus welke versie van de voorwaarden je hebt geaccepteerd en wanneer. Van je IP-adres bewaren we alleen een onomkeerbare hash, uitsluitend tegen misbruik. Voor uitbetalingen gebruiken we Stripe Connect: je doorloopt de identiteits- en bankverificatie rechtstreeks bij Stripe, en ovellan ontvangt en bewaart je bankgegevens en identiteitsdocumenten nooit. Wij slaan alleen het account-ID van Stripe op plus of uitbetalen mogelijk is. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met jou als partner, en een wettelijke verplichting voor de financiële administratie.

Reviewbadges in onze footer

Onderaan onze homepage staan badges van beoordelingsplatforms waarop ovellan vermeld staat: SourceForge, Slashdot en TopBusinessSoftware. Elke badge is in de kern gewoon een link naar onze pagina op dat platform en werkt zonder cookies. De scripts die die links omzetten in grafische badges komen van één externe partij (SourceForge, dat ook Slashdot en TopBusinessSoftware bedient), en die laden we pas nadat je toestemming voor analytics hebt gegeven. Zonder toestemming zie je alleen de tekstlinks en wordt er niets van die partij geladen. Klik je op een badge, dan verlaat je onze site en gelden de privacyregels van dat platform.

Toestemming geven en intrekken

Wanneer je onze site voor het eerst bezoekt, vraagt een cookiebanner om je keuze. Er zijn twee optionele categorieën, die je los van elkaar kunt aan- of uitzetten: "Statistieken" (Google Analytics) en "Partnerverwijzingen" (de affiliate-cookie hierboven). Je kunt je keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de link "Cookievoorkeuren", die je opnieuw dezelfde banner toont. Toestemming intrekken is net zo eenvoudig als geven: zet je een categorie uit, dan stopt het laden ervan en worden de bijbehorende cookies verwijderd. Je keuze heeft geen invloed op de essentiële, functionele cookies, die altijd nodig blijven om de site te laten werken.

Gegevensbewaring

Account- en botconfiguratiegegevens worden bewaard zolang het account actief is. Bezoekersconversaties worden bewaard gedurende een configureerbare periode en daarna verwijderd. Wanneer een bedrijf zijn account verwijdert, worden alle bijbehorende gegevens verwijderd.

Eén uitzondering, die we expliciet noemen omdat hij een verwijdering overleeft: de gratis proefperiode geldt eenmalig per persoon. Zodra je een proefperiode start, bewaren we een onomkeerbare, gezouten hash van je e-mailadres en van het IP-adres van dat moment, plus het domein van je adres. Uit een hash valt je adres niet te herleiden en we gebruiken hem nergens anders voor dan het weigeren van een tweede gratis proefperiode. Verwijder je je account, dan worden je gegevens gewist maar blijft deze hash staan, maximaal 24 maanden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om misbruik van de gratis proefperiode te voorkomen.

Bewaartermijnen affiliate-programma

• Ruwe, pseudonieme clickdata: 90 dagen.
• Geaggregeerde clickstatistieken (zonder bezoekerdimensie): 24 maanden.
• Attributieregistraties: 13 maanden na de laatste activiteit.
• Commissie- en uitbetalingsadministratie: 7 jaar, omdat de Nederlandse wet die bewaartermijn voor financiële administratie voorschrijft.
• Compliance- en auditlogs: 24 maanden na beëindiging van de deelname.

Beveiliging

Al het verkeer is versleuteld tijdens transport met TLS (256-bit HTTPS). Toegang tot productiesystemen is beperkt en op sleutelbasis beveiligd. Betalingen worden afgehandeld door Stripe, dat PCI DSS-gecertificeerd is; wij ontvangen of slaan nooit kaartnummers op.

Uw rechten

Bedrijven kunnen AVG-rechten rechtstreeks uitoefenen vanuit het dashboard:

• Inzage en overdraagbaarheid: exporteer al uw gegevens als JSON vanuit het dashboard.
• Verwijdering: verwijder uw account en alle bijbehorende gegevens vanuit het dashboard.
• Rectificatie, beperking, bezwaar: neem contact met ons op en wij zullen uw verzoek uitvoeren.

Bezoekers die hun conversatiegegevens willen laten verwijderen, dienen contact op te nemen met het bedrijf waarmee zij hebben gechat (de verwerkingsverantwoordelijke); wij zullen dat bedrijf bij het verzoek ondersteunen. Een bezoeker kan ook alles wat de bot over hem onthoudt op elk moment laten verwijderen door "vergeet mij" in de chat te typen.

Cookies en widgetopslag

De chatwidget slaat een willekeurige bezoekersidentificator op in de browser van de bezoeker zodat een gesprek over meerdere bezoeken kan worden voortgezet en terugkerende bezoekers kunnen worden herkend. De widget kan worden geconfigureerd om bezoekerstracking uit te schakelen totdat een bedrijf de vereiste toestemming heeft verkregen. Het dashboard gebruikt één sessiecookie om u ingelogd te houden.

Contact

Vragen over privacy of gegevensverzoeken: [email protected].