Verwerkersovereenkomst
Laatste update: 2026-07-06
Deze verwerkersovereenkomst documenteert hoe ovellan persoonsgegevens verwerkt namens zakelijke klanten. Het bedrijf is de verwerkingsverantwoordelijke en ovellan is de verwerker. Download een kopie voor uw administratie.
Inloggen om deze verwerkersovereenkomst met één klik te accepteren voor uw bedrijf.
VERWERKERSOVEREENKOMST (VOK)
ovellan
Laatste update: 2026-07-06
Deze Verwerkersovereenkomst ("VOK") maakt deel uit van de overeenkomst tussen de zakelijke klant
("de Klant", de verwerkingsverantwoordelijke) en ovellan ("de Verwerker", de verwerker) voor
het gebruik van ovellan.
1. ROLLEN
De Klant is de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die worden verwerkt via
ovellan (inclusief gegevens van de bezoekers van de eigen website van de Klant). ovellan
handelt uitsluitend als verwerker en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op grond van
gedocumenteerde instructies van de Klant.
2. ONDERWERP EN LOOPTIJD
De Verwerker biedt een AI-chatwidget en een beheerdashboard aan. De verwerking duurt voort
gedurende de looptijd van het abonnement en totdat gegevens worden verwijderd conform artikel 8.
3. AARD EN DOEL VAN DE VERWERKING
Het hosten, opslaan en verwerken van de chatbotconfiguratie, kennisbankinhoud en
bezoekersconversaties teneinde namens de Klant vragen van bezoekers te beantwoorden. Waar de
Klant de betreffende functionaliteiten inschakelt, omvat de verwerking tevens: (a) het herkennen
van terugkerende bezoekers (het opslaan van gegevens die een bezoeker over zichzelf vermeldt,
zoals naam, interesses en voorkeuren, zodat deze niet herhaald hoeven te worden); (b) het afleiden
van gespreksanalyses voor het team van de Klant (een geautomatiseerde analyse van toon, stemming,
sentiment, urgentie, aankoopfase, tevredenheid, vermeld zorgpunt/doel/budget en taal); (c) lead
scoring en bezoekersanalytics (een geautomatiseerde score en gedragssignalen zoals bekeken
pagina's, apparaat, browser en geschatte locatie); en (d) proactieve triggers, het tonen van een
geautomatiseerde melding op basis van bezoekersgedrag (zoals tijd op de pagina, scrollen, de
pagina of het land, of terugkerende bezoeken) en het vastleggen of een bezoeker hierop reageerde,
zodat de Klant de prestaties van elke melding kan meten; en (e) commerce-assistentie, waarbij
de Klant zijn winkel koppelt en bezoekers worden geholpen met het controleren van voorraad en het
aanmaken van een afrekenlink of het plaatsen van een bestelling, en waarbij die acties samen met
de bestel-/winkelwagenwaarde (niet de kaartgegevens) worden geregistreerd zodat de Klant in zijn
rapporten de door de chatbot gegenereerde omzet kan inzien; (f) afspraken, herinneringen,
wachtlijst, herboeken en intake, waarbij de Klant boeking inschakelt en de naam, het
e-mailadres, het gekozen tijdstip en eventuele aanvullende gegevens van het boekingsformulier van
de bezoeker worden opgeslagen teneinde een afspraak te plannen en, indien herinneringen zijn
ingeschakeld, een herinnering per e-mail te sturen met een selfservice-link voor
verzetten/annuleren, en, waar de Klant een wachtlijst beheert, de naam, het e-mailadres en de
gewenste dag van de bezoeker worden vastgelegd zodat, wanneer een eerdere afspraak vrijkomt, de
bezoeker per e-mail een tijdsgebonden link kan worden gestuurd om deze te claimen, en, waar de
Klant herboeken inschakelt, een vroegere klant na een ingestelde periode na zijn afspraak een
link per e-mail wordt gestuurd om een volgende afspraak te boeken (overgeslagen indien al opnieuw
geboekt), en, waar de Klant pre-intake inschakelt, de antwoorden van de bezoeker op de door de
Klant geconfigureerde vragen worden vastgelegd; en (g) uitnodigingen voor beoordelingen -
waarbij de Klant dit inschakelt en de bezoeker na een positieve beoordeling wordt uitgenodigd een
review achter te laten via de eigen reviewlink van de Klant. Deze functies zijn configureerbaar en
kunnen worden uitgeschakeld; eventuele bewaartermijnen worden door de Klant ingesteld. Waar de Klant gebruik maakt van het per-seat, per-AI-resolutie-abonnement, omvat de verwerking
ook het meten van gebruik voor facturatiedoeleinden: het tellen van het aantal AI-resoluties dat
voor het account van de Klant is afgehandeld en de modellaag die voor elk daarvan is gebruikt
(Standard, Smart of Premium),
alsmede het aantal actieve teamseats, zodat de Klant kan worden gefactureerd voor seats en voor
resoluties boven de inbegrepen maandelijkse limiet.
4. CATEGORIEËN VAN BETROKKENEN EN GEGEVENS
Betrokkenen: het personeel van de Klant (accountgebruikers) en de websitebezoekers van de Klant.
Persoonsgegevens: accountnaam en e-mailadres; de inhoud van bezoekersconversaties (die
persoonsgegevens kunnen bevatten die de bezoeker kiest in te voeren), en, waar de Klant
live-typingpreview inschakelt, wat een bezoeker typt kan in realtime aan de agenten van de Klant
worden getoond, kort voordat het wordt verstuurd; en, waar de Klant deze functies inschakelt,
een onthouden bezoekerprofile (bijv. naam, vermelde interesses en voorkeuren), geautomatiseerde
gespreksanalyses (toon, stemming, sentiment, intentie/aankoopfase e.d.) en een leadscore met
bezoekersanalytics (bekeken pagina's, apparaat/browser, geschatte locatie, sessieactiviteit); en,
waar de Klant proactieve triggers inschakelt, een registratie van welke geautomatiseerde meldingen
aan een bezoeker zijn getoond en of hij hierop reageerde; en, waar de Klant een winkel koppelt,
een registratie van commerce-acties (voorraadcontroles, afrekenlinks en bestellingen) en hun
bestel-/winkelwagenwaarde voor de verkooprapportage van de Klant, geen kaartgegevens, die worden
afgehandeld door de winkel of de betalingsprovider; en, waar de Klant boeking inschakelt, de naam,
het e-mailadres, het gekozen afspraaktijdstip en eventuele aanvullende velden die het
boekingsformulier van de Klant verzamelt (bijvoorbeeld een telefoonnummer) (gebruikt om de afspraak
te plannen en, indien ingeschakeld, een herinnering per e-mail te sturen met een
verzetten/annuleren-link), en, waar de Klant een wachtlijst beheert, de naam, het e-mailadres en
de gewenste dag van de bezoeker (gebruikt om een claimlink per e-mail te sturen wanneer een
passende afspraak vrijkomt), en, waar de Klant herboeken inschakelt, een registratie van wanneer
een herboekinvitatie per e-mail aan een vroegere klant is verstuurd zodat dit slechts eenmaal
plaatsvindt, en, waar de Klant pre-intake inschakelt, de antwoorden van de bezoeker op de door
de Klant geconfigureerde vragen; en, waar de Klant een lead- of offerteaanvraagformulier
configureert, de velden die zij daarvoor definiëren, waaronder mogelijk contactgegevens en vrije
tekst zoals de gevraagde dienst, de projectomvang of de postcode. Waar de Klant gebruik maakt van het per-seat, per-AI-resolutie-abonnement, legt de Verwerker
ook gebruiks- en facturatiegegevens vast: per-tier-tellingen van afgehandelde AI-resoluties voor
het account, de gebruikte modellaag, en het aantal actieve teamseats. Dit zijn geaggregeerde
tellingen die worden gebruikt voor de facturering en worden niet ingezet voor profilering van
individuele bezoekers.
De Verwerker vraagt zelf geen bijzondere categorieën persoonsgegevens op (bijv. identificatienummers,
betalingsgegevens, gezondheidsgegevens). Waar de Klant eigen vragen configureert (intake-, lead-
of offerteformulieren), beslist de Klant wat er gevraagd wordt en is verantwoordelijk voor het
niet inwinnen van bijzondere categorieën persoonsgegevens zonder een rechtmatige grondslag.
Bezoekers worden verzocht geen gevoelige gegevens te delen en kunnen al hetgeen is onthouden op
elk gewenst moment laten verwijderen.
5. VERPLICHTINGEN VAN DE VERWERKER
De Verwerker zal: (a) persoonsgegevens uitsluitend verwerken op grond van gedocumenteerde
instructies; (b) waarborgen dat personen die gemachtigd zijn gegevens te verwerken gehouden zijn
aan vertrouwelijkheid; (c) passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen;
(d) de Klant bijstaan bij verzoeken van betrokkenen en beveiligingsverplichtingen; (e) informatie
beschikbaar stellen die nodig is om naleving aan te tonen.
6. SUBVERWERKERS
De Klant machtigt de Verwerker de subverwerkers te inschakelen die zijn vermeld in het
Privacybeleid. De actuele lijst is:
- Anthropic (Verenigde Staten): AI-model dat chatbotantwoorden genereert
- Hetzner Online GmbH (Duitsland (EU)): Primaire applicatie- en databasehosting
- Strato AG (Duitsland (EU)): Secundaire hosting en back-ups
- Stripe (Verenigde Staten / EU): Abonnementsfacturering en betalingsverwerking
- Resend (Verenigde Staten / EU): Transactionele e-mailbezorging
- Google Ireland Ltd. (Google Analytics) (Ierland (EU) / Verenigde Staten (EU-US Data Privacy Framework)): Website-analyse via Google Consent Mode: volledige analyse (met cookies) alleen met jouw toestemming; zonder toestemming alleen anonieme, cookieloze, geaggregeerde meetsignalen (geen persoonsgegevens opgeslagen)
- Trustpilot (Denemarken (EU)): Widget voor het verzamelen van reviews in het dashboard (ontvangt bij het laden verbindingsgegevens zoals IP en browser; plaatst geen cookie op onze eigen site)
De Verwerker zal de Klant informeren over voorgenomen wijzigingen en de Klant de gelegenheid
bieden bezwaar te maken.
7. BEVEILIGINGSMAATREGELEN
Alle gegevens worden gehost in de Europese Unie (Duitsland). Dataverkeer is versleuteld tijdens
transport met TLS (HTTPS). Toegang tot productiesystemen is beperkt en op sleutelbasis
beveiligd. Betaalkaartgegevens worden volledig afgehandeld door Stripe; ovellan slaat nooit
kaartnummers op.
8. VERWIJDERING EN TERUGGAVE
Op verzoek, of bij verwijdering van het account, verwijdert de Verwerker alle persoonsgegevens
die aan het account van de Klant zijn gekoppeld. De Klant kan zijn gegevens te allen tijde
exporteren vanuit het dashboard. Conversatiegegevens worden bewaard gedurende de geconfigureerde
bewaartermijn en daarna verwijderd.
9. VERZOEKEN VAN BETROKKENEN
De Verwerker zal, rekening houdend met de aard van de verwerking, de Klant bijstaan bij het
beantwoorden van verzoeken tot uitoefening van rechten van betrokkenen (inzage, rectificatie,
verwijdering, overdraagbaarheid, beperking, bezwaar).
10. INBREUK IN VERBAND MET PERSOONSGEGEVENS
De Verwerker zal de Klant zonder onredelijke vertraging informeren nadat hij kennis heeft
gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die betrekking heeft op de gegevens
van de Klant.
11. INTERNATIONALE DOORGIFTEN
De primaire hosting vindt plaats in de EU. Waar een subverwerker gegevens buiten de EU verwerkt,
zijn passende waarborgen van toepassing (zoals Standaardcontractbepalingen).
12. AUDIT
De Verwerker stelt informatie beschikbaar die redelijkerwijs noodzakelijk is om naleving van
deze VOK aan te tonen.
13. TOEPASSELIJK RECHT
Op deze VOK is het recht van toepassing dat van toepassing is op de hoofddienstverleningsovereenkomst
en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Voor het medeondertekenen van deze VOK kunt u contact opnemen via [email protected].